Las oficinas de la 'nueva normalidad' disparan la demanda de sistemas de gestión y reserva de espacios

La pandemia ha acelerado nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo, que traen consigo nuevos diseños y usos de la oficina. Según los expertos, entre los atributos de las nuevas oficinas cabe destacar cuatro: son flexibles, móviles, colectivas y no asignadas.

“Esto quiere decir que se va perdiendo la propiedad de los puestos de trabajo. El hecho de que nos replanteemos para qué vamos y cuándo vamos a la oficina, con gran parte de la plantilla que solo acudirá a sus centros de trabajo en momentos o días puntuales, obliga a las empresas a replantearse el uso de sus espaciosy si es necesario o no que cada persona tenga su propio puesto de trabajo”, explica Camilo Agromayor, director general de Ofita.

Estas nuevas soluciones permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto

En este contexto, las empresas están recurriendo a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados. Estas nuevas soluciones, como subrayan desde Ofita, “les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto”.

Sistema de reservas, la opción más eficiente

La tendencia es ir hacia sistemas en los que los empleados tienen acceso a un variado menú de espacios de trabajo, que eligen según sus necesidades de cada momento. Pero este tipo de oficina plantea un interrogante: ¿cómo se gestionan estos espacios? Pueden ser totalmente libres y utilizarse según una lógica del “primero que llega, primero servido”, o bien se implanta un sistema de reservas, “que es la opción más demandada y eficiente”, añaden desde Ofita, que ha llegado a un acuerdo con Condeco para implantar conjuntamente sistemas de gestión y reservas del espacio en sedes corporativas.

Con este tipo de tecnologías, se evita la situación de tener que caminar por el edificio en busca de un lugar viable para trabajar, “que puede resultar frustrante”; de hecho, hasta el área diseñada de forma más eficiente “puede terminar siendo poco efectiva si no es posible localizar con facilidad los espacios disponibles de trabajo”.

Con estos sistemas, los usuarios pueden reservar el espacio en la web, mediante una aplicación móvil, en una cabina, en pantallas digitales de salas y puestos de trabajo o en el calendario de Outlook: “Hay una opción adecuada para todos”, concluyen desde Ofita.