¿Qué es y cómo debe diseñarse la oficina sostenible?

En un momento en el que el modelo de organización del trabajo está atravesando el mayor cambio de los últimos 100 años, la oficina, tal como la hemos entendido hasta ahora, también está en plena revolución. Y no se trata de un mercado menor, si se tiene en cuenta que anualmente el mercado mundial de oficinas mueve 5.000 millones de dólares, cerca de la suma conjunta de los PIB de Alemania y los Países Bajos.

Joseph Allen y John D. Macomber de la Harvard Business School nos recuerdan  que, cuando cumplamos 80 años, habremos pasado 72 de ellos en entornos cerrados y, de estos, al menos 13.500 días en una oficina. 

La oficina del futuro

Para realizar una prognosis sobre cómo debe ser la oficina del futuro partiendo de las mejores prácticas actuales, Ifma España, capítulo español de la International Facility Management Association, ha lanzado su guía Playbook de la Oficina Sostenible, un libro blanco que define cómo debe ser una  oficina sostenible desarrollando de manera integral los criterios ambientales, sociales y de gobernanza. 

La obra, que busca ser una referente nacional e internacional, es el resultado del  trabajo conjunto de dos comisiones de Ifma España: la de Sostenibilidad, cuya directora es Susana Quintás; y la de Workplace y Personas, cuyo sponsor es Joaquina Garrido; siendo ambas codirectoras y editoras del proyecto de investigación.

Herramienta práctica profesional

El Playbook de la Oficina Sostenible es una guía exhaustiva que ofrece una visión integral de los principios y estrategias para lograr una oficina sostenible. A lo largo de sus más de 340 páginas, explora diversos temas, desde la eficiencia energética y la gestión de residuos hasta el diseño de espacios saludables y la promoción de prácticas laborales responsables. 

Su objetivo es proporcionar una herramienta práctica para los profesionales de la gestión de instalaciones y líderes empresariales, brindándoles las herramientas y el conocimiento necesarios para transformar sus espacios de trabajo en entornos sostenibles.

Para conseguirlo ofrece una visión holística, transversal y fundamentada en las mejores prácticas, y cuenta con la participación de numerosos líderes del sector, quienes –ya sea en artículos técnicos individuales o bien en análisis colaborativos- contribuyen con su propia interpretación desde distintos ángulos. 

Entre ellos, las megatendencias sociales y en el sector inmobiliario, el nuevo Workplace o la operativa de la oficina sostenible. Y también desde otros aspectos relevantes, como la normativa sostenible, la tecnología, la calidad del reporting, la sostenibilidad en las tasaciones de activos inmobiliarios o dando las claves de aspectos más concretos como la obtención de cero emisiones, entre otros muchos aspectos.

Más en detalle, en su bloque central, las páginas del playbook desarrollan con todo tipo de detalle aspectos clave en el diseño de la oficina sostenible, descifrándose todos los aspectos sobre mobiliario, diversidad e inclusión, la gestión de la energía, el agua, la gestión de residuos, el ruido, la iluminación, la restauración & catering y la limpieza. Y con especial atención en su parte final a la tecnología de la oficina sostenible, con el detalle de BMS y BIM, edificios inteligentes, el mantenimiento predictivo y la IA generativa. 

Oficinas donde se retiene el talento

Tal como apuntan Joaquina Garrido y Susana Quintás, “el Playbook se centra en la idea de que la oficina pasa a ser “un lugar al que ir”, un espacio para la socialización, la interacción, la innovación, el aprendizaje y la atracción de talento”. 

Ante la gran paradoja del teletrabajo, donde se aumenta la productividad pero se reduce la creatividad, “avanzamos hacia un mundo de espacios fluidos, donde se fusiona lo físico y lo digital” y en los que “la tecnología pasa a tener un papel importante con la adopción de herramientas de colaboración en línea y comunicación digital para mantener la productividad y el flujo de trabajo y la tecnología aplicada al propio espacio”, señalan las codirectoras y editoras del proyecto de investigación.

Se destaca también en la obra el hecho de que “la oficina es un elemento clave para avanzar en los objetivos estratégicos de sostenibilidad”. Más aún cuando según datos divulgados a lo largo de los años por la Unión Europea los edificios son, en su conjunto y a lo largo de su ciclo de vida, responsables del 40% del consumo energético y del 36% de las emisiones de gases de efecto invernadero.

Enfoque en las personas

Y del mismo modo, el Playbook de la Oficina Sostenible tiene un claro enfoque hacia las personas, ya que  “es una prioridad para las empresas saber qué valoran los profesionales, cómo pueden atraer y retener a los mejores, teniendo el entorno físico adecuado, las herramientas tecnológicas y los líderes que consigan que los empleados den lo mejor de sí mismos”, apuntan Garrido y Quintás.

Para las codirectoras y editoras, “la sostenibilidad se convierte, sin duda, en un intangible con una alta capacidad de impacto en la reputación de las compañías y su competitividad”.  En esta forma de trabajar se minimiza el impacto negativo en el medio ambiente, se maximiza el bienestar de los empleados y se contribuye directamente a la cuenta de resultados de la empresa y el valor de la cartera inmobiliaria. 

Acabar con el impacto ambiental 

En lo referente al impacto ambiental, la guía presenta las mejores prácticas desde el diseño, la construcción y la gestión de la oficina, conectándolas con los ODS de la Agenda 2030 y descifrando cómo debe ser la gestión de la energía, el agua, los residuos, así como la movilidad sostenible en la oficina. 

Para Susana Quintás y Joaquina Garrido, “la oficina sostenible no es solo una oficina verde. Es también una oficina con foco medioambiental, orientada a las personas y la experiencia, con un impacto financiero positivo y habilitada por la tecnología”.

Los edificios han de asumir su responsabilidad, que no es poca, para el cumplimiento de la Agenda 2030 y actuar en consecuencia. Además, el tsunami regulatorio en materia de ESG y de reporting (con un incremento normativo superior al 150% en los últimos años) la crisis global del cambio climático y las nuevas demandas y valores de la sociedad, hacen que la sostenibilidad de los edificios sea clave para todas las partes interesadas: inversores, propietarios, ocupantes, financiadores y la sociedad.

Inmuebles abocados a la obsolescencia

El Playbook de la Oficina Sostenible también se hace eco de  que la sostenibilidad no es una opción, sino una obligación. Aquellos edificios que no acrediten un nivel suficiente estarán abocados a la obsolescencia. Por lo tanto, el primer retorno hay que valorarlo en términos de ser o no ser sostenibles. 

En cuanto al retorno económico, más allá del de la propia viabilidad del inmueble, las certificaciones impactan positivamente en las rentas, la comercialización, el acceso a financiación verde y el valor. Del mismo modo, el Playbook de la Oficina Sostenible remarca que perder el tren de la sostenibilidad implica obsolescencia  y pérdida de valor del activo. 

La calidad de vida en un edificio puede aumentar su atractivo y, en consecuencia, su valoración. “Los criterios ESG ya son un activo en las valoraciones. Los edificios con una mejor calidad de vida suelen tener un mayor potencial de salida en el mercado inmobiliario, ya que los compradores y los inversores buscan propiedades que brinden una experiencia de vida agradable y cumplan con sus necesidades y preferencias”, señalan Garrido y Quintás.

La vinculación con el Facility Management

Para el presidente de Ifma España, Enrique Carrero, “el libro ayuda a tener una mirada amplia sobre qué es y no es una oficina sostenible y presenta los primeros pasos de la sostenibilidad aplicada al Facility Management”. 

En un cambio de paradigma de la relación entre el empleado y su lugar de trabajo, “el Facility Manager se encuentra ante una oportunidad sin precedentes en su historia de liderar dicho cambio” y transformar el concepto tradicional de su especialidad como centro de costes a la visión de ser un recurso estratégico de la empresa en términos de valor, innovación, productividad, ahorros y sostenibilidad. 

En este aspecto, el presidente de Ifma España apunta: “Los profesionales del FM deben ser proactivos, muy orientados a la innovación y capaces de adaptarse a un entorno en constante cambio”. Deben encontrar el equilibrio entre eficiencia operativa, sostenibilidad y experiencia del usuario y “este libro blanco es una invitación a todas las empresas y profesionales a unirse a nosotros en este viaje hacia un futuro más sostenible y próspero”.