Curso Lean Office: Optimización y mejora continua en los procesos de trabajo en despachos profesionales

Con el objetivo de seguir divulgando conocimiento, el Instituto de Tecnología de la Construcción (ITeC) ha preparado un programa de formación para este otoño sobre la metodología Lean.

Lean Office es la aplicación de los principios del Lean Management en oficinas y empresas, fuera de la planta de producción, focalizado en tareas y áreas de gestión y administración, atención al cliente, financiero-contable, etc., para el mejoramiento de la productividad y la eficiencia. Lean Office viene aplicándose con éxito desde hace años, demostrando su eficacia al eliminar miles de transacciones diarias, ahorrando miles de horas de trabajo, incrementando el rendimiento y fomentando el trabajo en equipo.

• ¿Por qué no debe perder este curso?

Porque puede aportar un punto de vista objetivo e innovador a su manera de trabajar. O porque se siente motivado en la mejora continua y en trabajar en tareas que aportan valor a la organización.

• ¿Por qué debe hacer este curso?

Si quiere impulsar la transformación de su organización en cuanto a mejora continua, optimización de procesos y eliminar tareas que no aportan valor. Si cree que puede mejorar sus habilidades (Hard y soft). Si cree que es necesario la nivelación de cargas de trabajo de su organización. Si quiere ser más productivo y eficiente en su trabajo.

Objetivos

Bajo el planteamiento del “Lean Thinking” de JP Womack y Daniel Jones y las diferentes aportaciones de Jeffrey Liker a la cuestión, los objetivos de la formación son:

• Obtener una visión global de la filosofía Lean y su aplicación en forma de Lean Office.
• Manejar las principales herramientas y conceptos para iniciar una transformación Lean en cuanto a procesos administrativos, financieros y gerenciales de la oficina-despacho/área-departamento.
• Organizar su tiempo y ser más productivo.
• Reducir los costes y el tiempo dedicadas a tareas no importantes (o de no valor).

Al terminar el curso, el alumno dispondrá de un conjunto de herramientas que pueden ayudar a:

• Incrementar la productividad personal y del equipo de trabajo.
• Identificar tareas que aportan valor en los procesos.
• Mapear procesos para identificar flujos de valor.
• Identificar posiciones en la organización que son “cuellos de botella”.
• Conocer herramientas LEAN para la mejora continua en procesos.

¿A quién va dirigido?

A cualquier persona que trabaja en despachos profesionales, especialmente aquellas personas con la inquietud de mejora continua de los procesos en el ámbito de oficinas para incrementar la productividad y la eficiencia.

Programa, sesiones y horario

Sesión 1 – Miércoles 27/09/2023 (15:30-19:30)

• Identificación del cliente
  Los alumnos reflexionarán sobre el customer centricity identificando todos los clientes del proceso, objeto de la optimización, ya sean internos o externos.
• Mapeo del flujo de valor
  Los alumnos definirán el proceso/s sobre el que se quiere hacer el ejercicio de optimización utilizando diferentes técnicas de dibujo de procesos (en especial el VSM –value stream mapping-)
• Eliminar mudas
  Los alumnos detectarán los focos de ineficiencias e ineficacias que impiden la efectividad del proceso a través del concepto muda (despilfarro) y su erradicación.

Sesión 2 – Miércoles 04/10/2023 (15:30-19:30)

• Solución de problemas
  Los alumnos aplicarán las técnicas de resolución de problemas propias de Lean, Six Sigma y Calidad Total
• Pull Flow
  Los alumnos serán capaces de saber generar el flujo necesario para que el proceso consiga los objetivos de resultado y satisfacción del cliente, salvando los cuellos de botella que se puedan originar.
• Estandarización
  Los alumnos podrán diseñar el trabajo estándar a través de la creación de estándares de trabajo./li>
• Mejora continua
  Los alumnos aprenderán a implantar la filosofía de kaizen no sólo como parte de la optimización del proceso, sino como una nueva manera de proceder en adelante por parte del equipo, departamento y/o empresa.

Metodología docente

El curso se realizará en dos sesiones presenciales de cuatro horas. Las clases serán muy prácticas siguiendo el pensamiento Lean Thinking y la metodología Learning by doing y bajo un enfoque de coaching que permiten al alumno sacar el máximo rendimiento a la formación. Se limita el grupo a un máximo de 15-20 alumnos.

Profesorado

Iñaki Bustinduy – Human and Business 

Iñaki Bustinduy es economista y socio-consultor en H&B Human and Busines, donde dirige proyectos de transformación a través de las nuevas maneras y metodologías para trabajar (Lean, Agile y Smartworking) apalancando el cambio en la cultura y las personas. 

También colabora como profesor asociado en diversas escuelas de negocio y es autor de diversos libros de Management y artículos en prensa especializada.

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