Facility Management, tecnología y mantenimiento de edificios

El 75% de los edificios que se ocuparán en 2050 ya están construidos y las infraestructuras más críticas en los países desarrollados se construyeron hace más de 50 años. Si a este dato añadimos que los edificios suponen más del 40% del consumo energético mundial, estimándose que un alto porcentaje es optimizable, y son uno de los mayores generadores de emisiones de CO2, parece claro que el mantenimiento de edificios o, una nueva forma de mantener los edificios, va a ser una prioridad en los próximos años. Y ante este reto, el profesional del Facility Management tendrá un papel todavía más destacado del que tiene hoy en día. 
 

¿Pero cuál es la realidad que todavía encontramos en el mantenimiento de los inmuebles? En ocasiones, se tratan de edificios envejecidos, con un desgaste de sus instalaciones, que deben afrontar un cumplimiento normativo exigente y complejo, con unos costes cada vez mayores, donde la planificación en las tareas de mantenimiento es escasa y que, además, aplican la tecnología de una manera insuficiente. Algo insostenible si, como ocurre de forma general, se tiene en cuenta que la gestión de los edificios supone uno de los mayores gastos en las cuentas de resultados de las empresas. 

Estas casuísticas traen consigo una serie de retos que los Facility Managers (FM) afrontan en su día a día. En primer lugar, desafíos laborales. Aún hay un gran número de FM que no cuentan con los recursos suficientes para poder acometer su trabajo, ya que, más allá de encontrar activos que disponen de sistemas de gestión de edificios (BMS) infrautilizados, todavía muchos edificios tienen protocolos y sistemas dispares que deben administrarse, y esta actividad puede aumentar las cargas de trabajo de los FM.

Un segundo desafío es financiero, aproximadamente el 25% de los costes del ciclo de vida del edificio son CapEx y el 75% son gastos OpEx. Los edificios antiguos cuestan más dinero para mantener y consumen más energía para operar, tensionando los presupuestos operativos de las instalaciones. Y el tercer desafío estaría relacionado con la satisfacción de los ocupantes. Es evidente que los espacios saludables y sostenibles aumentan la productividad de los empleados, por lo que su mantenimiento impacta en las necesidades de los ocupantes.

La tecnología es clave en el mantenimiento

Para hacer frente a este y a otros desafíos, la digitalización ha transformado el mantenimiento de los edificios. La tecnología está ayudando a los FM a ser más eficientes. Y si bien la situación es muy diversa en función de la industria en la que nos encontremos, los principales retos identificados en el ámbito del mantenimiento de instalaciones en FM, pasan por conseguir desacelerar las emisiones a la atmósfera de estos activos, con una correcta eficiencia energética, que redunde en conseguir edificios Net Zero y por una mayor tecnologización del mantenimiento.

En este aspecto, la tecnología lleva décadas cambiando el papel del profesional del FM. La automatización libera cada vez más a los empleados de las tareas cotidianas y les focaliza en estrategias que añaden mayor valor a los clientes, a los compañeros de trabajo y a la propia organización. Las tecnologías de gestión de edificios inteligentes (smart building) que ayudan al FM en la gestión de mantenimiento son:

• Sistemas BMS que informan sobre el comportamiento del edificio, para mejorar la calidad y seguridad del mismo, optimizando costes como consumos energéticos, pero que además proporcionan información sobre su comportamiento y datos para predecir fallos con Big Data e IA, que facilita evitar dejar de proporcionar servicios o seguridad a los ocupantes, y optimizar los costes de conservación del edificio.

• Sistemas de gestión (software) de mantenimiento asistido por ordenador, comúnmente conocidos con GMAO. Agiliza la gestión de diversas tareas y operaciones de mantenimiento, permitiendo a las empresas optimizar la gestión de equipos y activos, lo que a su vez puede llevar a una reducción de costes, una mayor eficiencia operativa y una mejor planificación a largo plazo.

• Sistemas de IoT que, junto con los BMS, integran toda la información del edificio y su uso, pudiendo anticiparse y evitar problemas y costes, ayudan a navegar por el edificio, mejoran la seguridad, y en caso de emergencias ayudan a la evacuación y localización de personas. Herramientas que integran todas estas fuentes de datos y gestión y rompen con los silos de información, permitiendo aprovechar la información con Big Data e inteligencia artificial. 

• Soluciones que mejoran nuestros espacios de trabajo, uniendo el entorno social, laboral y físico con la tecnología, y crean una estrategia y cultura corporativa que signifique un diferenciador de la empresa y para sus empleados.

• Herramientas BIM que nos analizan y optimizan la construcción, reduciendo costes. Analizan los usos del edificio, simulan cambios y mejoras tanto en la construcción como en la operación con sus consiguientes ahorros.

• Sistemas IWMS que analizan y optimizan los usos del edificio, proporcionan servicios a los ocupantes y mejoran su experiencia de uso, reduciendo los costes generales de uso y propiedad. 
   

Para conocer qué beneficios generan a las empresas la implementación de todas estas tecnologías, podemos citar un artículo reciente de la Comisión de Tecnología y Smart Cities de IFMA España. El artículo recogía que el uso de las mismas facilita importantes ahorros en la gestión de los edificios. Por ejemplo, la reducción del consumo energético en más de un 30% y una rebaja del 3% al 7% en ahorros de los ciclos de vida de las nuevas infraestructuras. También generaba un 25% de reducción de costes de mantenimiento durante el ciclo de vida, destacando que se podía alcanzar un ahorro de costos del 18% mediante el mantenimiento preventivo en lugar de enfoques reactivos. El uso combinado de estas herramientas, según su grado de implantación en integración, ayuda a reducir entre un 15% y hasta un 50% los costes operativos de los edificios y comporta otros avances ambientales y de sostenibilidad y permite a las organizaciones centrarse no solo en una mejor atención a sus clientes sino también a retener el talento interno.

Un mantenimiento cada vez más marcado por los criterios ambientales

El contexto actual del O&M (Operations & Maintenance) en FM viene determinado por varios factores, entre ellos un amplio marco regulatorio, complejo y en constante evolución; la necesidad de entendimiento y adopción de la diversidad; una muy rápida evolución tecnológica que hace difícil estar al día de las últimas novedades y unos requerimientos ambientales cada vez más exigentes.
 

Otro freno importante son los propios procesos de licitación, siendo habitual una sobreponderación del precio como factor de decisión, lo que resta capacidad de innovación, y es derivado de las restricciones económicas del contratante. El mantenimiento sigue viéndose muchas veces como un gasto y no como una inversión, lo que en muchas organizaciones frena la posibilidad de innovar en este campo.
 

En cuanto a la tecnología, se demandan aspectos como: sencillez de uso; que cumpla con los requisitos de ciberseguridad; interoperabilidad entre sistemas; que reporte los indicadores de mantenimiento necesarios; que permita analizar los múltiples datos que se generan para obtener conclusiones y, por último, que sea integrable con otras tecnologías para obtener un mayor rendimiento al utilizarlas de forma combinada. Siendo clave la formación en el uso de esta tecnología para poder sacarle todo el partido. 
 

Otra barrera existente y que limita la innovación en O&M es la falta de talento. Faltan tanto profesionales de los oficios de mantenimiento como trabajadores formados que operen el software específico de gestión en FM.
 

Mantenimiento predictivo, la asignatura pendiente

Es sabido que el tipo de mantenimiento más frecuente corresponde a una combinación de mantenimiento correctivo, conductivo y preventivo, con un peso del 82%, siendo el mantenimiento predictivo todavía una de las asignaturas pendientes en el mantenimiento de edificios. Se basa en la medición, seguimiento y monitorización de parámetros y condiciones operativas de un equipo, sistema o instalación. Y permite anticiparse a las averías futuras y funcionamientos anómalos. Si bien es un tipo de mantenimiento del que se han reconocido sus ventajas, todavía tiene una adopción muy baja ya que es costoso y difícil de implementar. 

Esto se debe a que el mantenimiento predictivo requiere una inversión mayor, ya que deben sensorizarse las instalaciones y aplicar tecnología que controle las reglas de actuación. Una segunda causa de su todavía escasa implantación es la todavía visión cortoplacista a la hora de recuperar la inversión. A esta hay que añadir dos más, los contratos de mantenimiento de corto plazo no facilitan realizar estas inversiones, así como la falta de profesionalización entre los gestores, clientes y proveedores. La alternativa más realista pasa por implementar un mantenimiento basado en condición (en lugar de frecuencias), pero sin llegar a anticiparse al fallo, como sería el mantenimiento predictivo. 

En definitiva, la tecnología ha acelerado y mejorado el mantenimiento de edificios y son los FM los responsables de implementar dichas herramientas que, como contrapartida, suponen un aumento en la complejidad en la gestión de las instalaciones. Para poder hacer frente a esta complejidad y obtener los resultados esperados, es necesario un aumento de capacidades de los equipos de FM, tanto en formación como en composición, teniendo que pasar a ser equipos multidisciplinares, no solo técnicos, sino de gestión, financieros, IT y sociales. Solo así aprovecharán estas tecnologías y las convertirán en un factor diferenciador tanto para ganar eficiencia en los inmuebles, como para mejorar el bienestar y la experiencia de usuario de sus ocupantes.

---

Artículo realizado en colaboración con la AEM (Asociación Española de Mantenimiento) www.aem.es. IFMA (International Facility Management Association) y AEM colaboran en la diseminación del conocimiento del mantenimiento, siendo el mantenimiento de edificios el punto en común de ambas asociaciones.

Este artículo aparece publicado en el nº 592 de CIC, págs. 64 a 66.